الفرق بين الأرشفة الإلكترونية ونظام إدارة الوثائق: أيهما تحتاج جهتك؟

تطلب جهة رقابية ملف عقد مضى عليه سبع سنوات، فيبدأ البحث في المستودع بين صناديق مرقّمة بخط اليد. وفي المكتب المجاور، يعدّل ثلاثة موظفين نسخًا مختلفة من مسودة لائحة، ولا يعرف أحد أي نسخة هي الأخيرة. المشكلتان تبدوان متشابهتين، لكن الأولى يحلها نظام الأرشفة الإلكترونية والثانية يحلها نظام إدارة الوثائق، وفهم الفرق بين الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق هو ما يحدد من أين تبدأ جهتك.

كثير من الجهات تطرح منافسة لأحد النظامين وهي تحتاج الآخر، أو تحتاج الاثنين معًا. في هذا المقال نوضح الفرق بينهما بلغة عملية، وكيف يتكاملان، وكيف تحدد جهتك من أين تبدأ قبل كتابة كراسة الشروط.

ما هو نظام الأرشفة الإلكترونية؟

نظام الأرشفة الإلكترونية هو نظام يحفظ الوثائق التي اكتمل العمل عليها ويجب الاحتفاظ بها مدة محددة أو بصفة دائمة: العقود الموقعة، والقرارات، وملفات الموظفين، والمعاملات المغلقة، والأرشيف الورقي بعد مسحه ضوئيًا. وظيفته الأساسية الحفظ: أن تبقى الوثيقة كما هي دون تعديل، مصنفة وفق خطة التصنيف المعتمدة في الجهة، قابلة للاسترجاع متى طُلبت، ومحكومة بجدول مدد الحفظ حتى يحين موعد إتلافها أو نقلها بإجراء موثّق.

وما نظام إدارة الوثائق إذن؟

نظام إدارة الوثائق يتعامل مع الوثيقة وهي حية: تُكتب وتُراجَع وتُعدَّل وتُعتمد. يضبط الإصدارات فيُظهر النسخة الحالية ويحتفظ بالسابقة، ويحدد من يعدّل ومن يطّلع فقط، ويمرّر الوثيقة في مسار مراجعة واعتماد. وحين تصبح الوثيقة نهائية، تنتقل مسؤولية حفظها إلى الأرشيف الإلكتروني.

بعبارة مختصرة: نظام إدارة الوثائق يدير الوثيقة أثناء العمل عليها، ونظام الأرشفة يحميها بعد انتهاء العمل.

ما المشكلات التي يسببها الخلط بين النظامين؟

الخلط بين الوظيفتين لا يظهر أثره يوم التشغيل، بل بعد أشهر، في صورة مشكلات مثل:

• وثائق نهائية قابلة للتعديل: عقد موقّع محفوظ في مجلد مشترك يمكن لأي مستخدم استبداله أو حذفه، فتضعف قيمته عند المراجعة.
• أرشيف لا يدخله أحد: إذا كان الأرشيف منفصلًا عن العمل اليومي، يحفظ الموظفون ملفاتهم على أجهزتهم ويؤجلون رفعها.
• مدد حفظ لا تُطبَّق: فإما أن تحتفظ الجهة بكل شيء إلى ما لا نهاية، أو تُتلف وثائق كان يلزم بقاؤها.
• نسخ متعددة لا يُعرف أصلها: الملف نفسه في البريد والمجلد المشترك والأرشيف، ولا أحد يجزم أيها المعتمد.
• صلاحيات بمستوى واحد: الوثيقة السرية والمسودة العادية تُعاملان بالطريقة نفسها.
• مراجعات تستغرق أيامًا: تجميع ملف كامل بتاريخه يتطلب مخاطبة عدة إدارات بدل بحث واحد.

كيف تسير الوثيقة بين النظامين؟

سواء بدأت الوثيقة ورقة في المستودع أو ملفًا جديدًا على جهاز موظف، فهي تمر في النهاية بالمراحل نفسها:

1. الحصر والفرز: جرد الأرشيف الورقي القائم وتحديد ما يُرقمن أولًا، وعادةً تكون البداية بالملفات الأكثر طلبًا.
2. المسح الضوئي: تحويل الورق إلى صور واضحة مع ضبط الجودة صفحةً صفحة.
3. الفهرسة والتعرف الضوئي: إضافة البيانات الوصفية كرقم الملف والتاريخ والإدارة، واستخراج النص العربي من الصورة ليصبح قابلًا للبحث.
4. الربط بخطة التصنيف: وضع كل وثيقة في موقعها من شجرة التصنيف المعتمدة في الجهة، مع تحديد درجة سريتها.
5. العمل اليومي: تُنشأ الوثائق الجديدة وتُعدَّل داخل نظام إدارة الوثائق، مع حفظ كل إصدار وتسجيل كل تعديل.
6. الاعتماد والتحويل إلى سجل: عند اعتماد الوثيقة تُقفل وتُعلَن سجلًا رسميًا لا يقبل التعديل.
7. الحفظ والإتلاف: يطبّق النظام مدة الحفظ الخاصة بنوع الوثيقة، ثم يرفع طلب الإتلاف أو النقل للاعتماد عند انتهائها.

المراحل الأربع الأولى هي جوهر مشروع الرقمنة، والمرحلتان الخامسة والسادسة هما عمل نظام إدارة الوثائق، والأخيرة هي جوهر الأرشفة طويلة المدى. وحين تتولى المراحل كلها منظومة واحدة، لا تنقطع سلسلة الوثيقة ولا يضيع سجلها عند الانتقال من مرحلة إلى أخرى.

ما المزايا الأساسية التي يجب توفرها؟

الفرق بين نظام أرشفة ذكي ومجرد مجلدات رقمية يظهر في هذه المزايا:

وتزداد أهمية التعرف الضوئي والتصنيف الآلي في الأرشيف العربي تحديدًا، لأن كثيرًا من الوثائق القديمة مطبوعة بخطوط متفاوتة الجودة أو تحمل تأشيرات بخط اليد. لذلك اطلب من المورد تجربة عملية على عينة من وثائق جهتك الفعلية، لا على وثائق عرض جاهزة.

الفرق بين الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق: مقارنة مباشرة

متى تبدأ بأيهما؟

إذا كانت معاناة جهتك في المستودع والملفات القديمة، فابدأ بالأرشفة ومشروع رقمنة. وإذا كانت في المسودات والاعتمادات اليومية، فابدأ بإدارة الوثائق. وفي أغلب الحالات يكون الحل الأنسب نظامًا واحدًا يغطي الوظيفتين على قاعدة بيانات واحدة، فتتحول الوثيقة المعتمدة إلى سجل مؤرشف دون إعادة رفعها.

مثال ذلك ملفات الموظفين: الملفات القديمة تحتاج رقمنة وفهرسة لتدخل الأرشيف، أما القرارات والخطابات الجديدة فتُنشأ وتُعتمد داخل نظام إدارة الوثائق ثم تُضاف إلى الملف نفسه تلقائيًا. والنتيجة ملف واحد كامل يجمع الماضي والحاضر، بدل ملف ورقي في المستودع وآخر رقمي على الشبكة.

هل تبدأ برقمنة الأرشيف الورقي أم بتشغيل النظام؟

يسأل كثير من مديري الوثائق والمحفوظات هذا السؤال قبل طرح المنافسة، والإجابة تتوقف على حجم الأرشيف الورقي ومدى الحاجة اليومية إليه. لكن الخطأ الأكثر شيوعًا هو التعامل مع الرقمنة والنظام كمشروعين منفصلين: يُمسح الأرشيف ضوئيًا وتُسلَّم الصور على أقراص، ثم يأتي النظام بعد عام بخطة تصنيف مختلفة، فتُعاد الفهرسة من جديد.

الأسلم أن تُصمَّم الخطوتان معًا من البداية:

• خطة التصنيف أولًا: تُعتمد شجرة التصنيف قبل المسح، فتُفهرس كل صفحة في موقعها النهائي مرة واحدة.
• جدول مدد الحفظ قبل الفرز: بعض الملفات انتهت مدة حفظها أصلًا، ورقمنتها تكلفة بلا فائدة. ويُبنى الجدول وفق الأحكام التنظيمية للوثائق والمحفوظات التي يشرف عليها المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
• البيانات الوصفية نفسها في الطرفين: الحقول التي تُدخل أثناء الفهرسة هي الحقول التي سيبحث بها المستخدم في النظام.
• البدء بالملفات الأكثر طلبًا: ملفات الموظفين والعقود والمعاملات المفتوحة أولًا، ثم الأرشيف التاريخي.

بهذا الترتيب يصل الأرشيف الورقي المرقمن إلى النظام جاهزًا للبحث في يوم التشغيل، ولا تتحمل الجهة تكلفة الفهرسة مرتين. ولهذا يُفضَّل أن يتولى مورّد واحد رقمنة الأرشيف وتوريد النظام معًا، أو أن تُكتب كراسة الشروط بحيث تُلزم الطرفين بخطة تصنيف واحدة.

ما الأسئلة التي تطرحها قبل التعاقد؟

قبل اعتماد أي عرض، اسأل المورد:

• هل يغطي النظام الوظيفتين معًا، أم سنحتاج منتجًا ثانيًا لاحقًا؟
• هل يتكيف مع خطة التصنيف وجدول مدد الحفظ المعتمدين لدينا؟
• ما دقة التعرف الضوئي على الوثائق العربية القديمة والمكتوبة بخط اليد؟
• هل يمكن تشغيله بالكامل داخل شبكتنا الداخلية دون الاعتماد على خدمات سحابية خارجية؟
• هل يرتبط بـنظام الصادر والوارد فيُحفظ مرفق المعاملة مرة واحدة؟
• هل يشمل العرض رقمنة الأرشيف الورقي وفهرسته، أم يُسعَّر ذلك منفصلًا؟
• كيف يُدرَّب موظفو المحفوظات والمستخدمون، ومن يدعمهم بعد التشغيل؟
• هل نستطيع تصدير الوثائق وبياناتها الوصفية بصيغ قياسية إذا غيّرنا المورد؟

أسئلة شائعة

هل يكفي المسح الضوئي لنقول إن لدينا أرشيفًا إلكترونيًا؟

لا. المسح الضوئي وحده ينتج صورًا. أما أرشفة المستندات بمعناها الصحيح فتتطلب فهرسة وتصنيفًا ونصًا قابلًا للبحث وصلاحيات ومدد حفظ. ودون ذلك تتحول الصور إلى مستودع رقمي يصعب البحث فيه كما كان المستودع الورقي.

هل نتخلص من الأصول الورقية بعد الرقمنة؟

يعتمد ذلك على نوع الوثيقة واللوائح المنظمة لها. بعض الوثائق يُحتفظ بأصلها الورقي مدة محددة حتى بعد رقمنتها، ولذلك يُنصح بإقرار جدول مدد الحفظ قبل بدء المشروع.

هل يمكن البدء بإدارة واحدة؟

نعم، وهو الأسلوب الأنجح غالبًا. تبدأ الجهة بإدارة أو بنوع واحد من الوثائق، كملفات الموظفين، ثم تتوسع بعد أن تظهر الفائدة. هذا الأسلوب يكشف الملاحظات على خطة التصنيف والصلاحيات مبكرًا، ويقلل مقاومة التغيير لدى الموظفين لأنهم يرون النتيجة على ملفات يعرفونها.

كيف يدعم النظام متطلبات الأمن السيبراني؟

عبر الصلاحيات ودرجات السرية وسجل التدقيق والتشفير، وهي عناصر تساعد الجهة على التوافق مع الضوابط الأساسية للأمن السيبراني الصادرة عن الهيئة الوطنية للأمن السيبراني ونظام حماية البيانات الشخصية، خاصة عند تشغيل النظام داخل بنية الجهة.

كيف تساعدكم Hexture؟

يجمع نظام الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق Hexmate Docs بين الوظيفتين على قاعدة بيانات واحدة، مع تعرف ضوئي على النص العربي وتشغيل داخل بنية جهتك. وتتولى خدمة الأرشفة والرقمنة تحويل الأرشيف الورقي إلى أرشيف قابل للبحث؛ ففي جامعة الأمير سلطان أصبح استخراج ملف الموظف يستغرق 90 ثانية بدل 10 دقائق. ولمناقشة احتياج جهتك، تواصل معنا.